Ref. af Bestyrelsesmøde d. 8. jan. 2014

Referat af bestyrelsesmøde i
Søborggård Rideklub den 8. januar 2014

Til stede: Anne, Cirkeline, Lotte, Helle, Sally, Astrid, Mette, Niels, Nikoline og Christina

Evaluering af 2014

Der var bred enighed om, at 2013 har været et supergodt år, hvor vi har holdt nogle fantastiske stævner. Der er en dejlig stemning i klubben, og det virker som, at både vores egne ryttere og rytterne udefra synes godt om klubben og vores arrangementer.

De ting, der ikke har fungeret i 2013, har primært skyldtes dårlig planlægning. Derfor vil vi fremover

·       sørge for at planlægge arrangementer i god tid

·       sørge for at der i hvert udvalg er en repræsentant fra bestyrelsen, der har ansvar for, at udvalget kommer i mål med opgaverne. I bestyrelsen skal vi være mere tydelige om, hvad vi gerne vil have hjælp til, så de, der gerne vil hjælpe, også får mulighed for det.

Bestyrelsesarbejde – roller og ansvar

Vi gennemgik de opgaver, der er i løbet af et år, og satte ansvarlige udvalg på alle opgaver. Når den nye bestyrelse konstituerer sig efter generalforsamlingen skal det sikres, at alle udvalg har tilknyttet et bestyrelsesmedlem.

Det vil typisk være sådan, at det på bestyrelsesmødet bliver besluttet, at en bestemt opgave skal løses. Derefter bliver opgaven lagt i et udvalg, og det er så det bestyrelsesmedlem, der er knyttet til udvalget, der har ansvar for, at opgaven bliver løst. Udvalgets medlemmer og andre hjælpere skal spørge bestyrelsesmedlemmet, når der er noget, de er i tvivl om, og det er bestyrelsesmedlemmet, der koordinerer, fordeler og uddelegerer opgaverne. Dette skal sikre, at de personer, der skal løse en bestemt opgave, føler sig klædt godt nok på til opgaven og altid har en person, de kan spørge, hvis de er i tvivl. Der bør for hver opgave laves en beskrivelse af, hvad der skal ske, så det er let at uddelegere opgaverne.

Her er oversigten over opgaver, udvalg og ansvarlige bestyrelsesmedlemmer:

Hvem er på valg?

Mette, Christina og Nikoline er på valg.

Mette genopstiller, Christina genopstiller ikke, og Nikoline stiller op som bestyrelsesmedlem og ikke som suppleant, som hun har været hidtil.

Vigtige datoer

26. januar: Ponygamesstævne: Breddeudvalget står for stævnet – vi skal sørge for faciliteter.

12. februar: Landssamling på SØG

15. februar: Terrænspringning indendørs

2. marts: Fastelavnsspringstævne

28. marts kl. 18: Generalforsamling i rideklubben

7. juni: Dressurstævne på SØG.

Eventuelt

·       Opgradering af terrænbane: Morten og Niels har nu fundet ud af, hvad der skal bygges. Næste trin er at finde ud af, hvilke materialer der skal bruges, og ansøge bestyrelsen om penge til materialerne.

·       Sanne har købt nyt ur til ridehuset.

·       Svømmehalstur: Indtil videre er der 14 tilmeldte. Vi åbner for, at man også kan tage søskende med og gør reklame for turen på holdene.

·       Vi har fået 115.000 kr. i lokaletilskud for 2014.

·       Vi har fået sponsoreret et spring til springbanen fra Change.

Opfølgningsliste

·       Cafeen mangler udstyr og køber gryder, spækbrætter, knive og strømkabler.

·       Lotte køber vægttavler til klubtrailerne.

·       Niels sørger for at bore hul til en ledning i sekretariatet.

·       Springudvalget samler de bomme sammen, der ligger udenfor, og bærer dem i tørvejr.

·       Springudvalget gennemgår alt springmateriel og kommer med et oplæg til, hvad der skal købes og repareres.

·       Astid opdaterer medlemslisten med adresser og mailadresser. Listen kan senere bruges, når alle skal have information om arrangementer og kontingentbetaling.

·       Lotte skriver til SuperBrugsen for at spørge, om de igen i år vi sponsorere varer for 5.000 kr. til klubben.

Næste møde: 12. marts kl. 19.15

Tak for et godt møde J

Referent: Christina