Referat af bestyrelsesmøde i
Søborggård Rideklub den 18. august 2013
Til stede: Lotte, Helle, Sally, Astrid, Mette, Cirkeline, Niels, Pernille VL og Christina
Planlægning af jubilæumsstævnet den 14. og 15. september
Aftensmad: Pernille præsenterede et forslag til menuer, hun kan levere til fredag aften og lørdag aften. Vi besluttede at følge Pernilles forslag, som bestod af chili con carne om fredagen til 28 kr. pr. person og tyndstegsfilet om lørdagen til 135 kr. pr. person. Vi skal tage en pris, der også dækker omkostninger til service, så vi tager 40 kr. for maden om fredagen, hvor det i forvejen er meget billigt. Derudover tjener vi penge på vin og kaffe. Vi køber en stor jubilæumslagkage, som klubben giver til dessert lørdag.
I forbindelse med at man melder sig til stævnet, skal man samtidig bestille mad. Klubmedlemmer, der ikke starter til stævnet, skal melde til separat og betale over stævnekontoen.
Morgenmad: Astrid finder ud af, om hun på tanken kan få rundstykker, der kan bages færdig i ovnen – og hvad de koster. Vi regner med, at vi skal bruge 100 stk. lørdag og 100 stk. søndag morgen. Derudover skal der bruges 60 snegle pr. dag.
Cafeen sælger flæskestegssandwich både lørdag og søndag.
Jubilæumsfesten: Vi bestiller en hoppeborg til festen lørdag aften. Sally undersøger, om forældrene fra tirsdagsholdet vil hjælpe med at gøre maden klar lørdag, og om de vil have ansvaret for hoppeborgen.
Borde og bænke: Sally spørger Havregården, om vi kan låne borde og bænke af dem.
Musik: Vi bruger anlægget i ridehuset, og Niels undersøger, om der kan laves en playliste.
Bad og toilet: Niels og Sally gennemgår toilet- og badvogne og finder ud af, om vi skal have godkendelse af dem, eller om vi skal leje nogle toiletter. Sally indhenter priser fra Karin og bestiller 2 toiletter til campingpladsen.
T-shirts: Sally undersøger, om vi kan få lavet nogle klub-T-shirts, som alle hjælpere kan have på.
Rosetter: Vi giver en sort/hvid/lime-farvet roset til de placerede i alle klasser. U 14-klassen får rosetter i rød/guld, blå/sølv og grøn/bronze.
Markedsføring: Niels og Sally laver en pressestrategi og kontakter bl.a. Gribskovavisen, Ugeposten, Amtsavisen og rideforbundet.
Niels kontakter Silvan og Super Brugsen og spørger, om de vil have billeder af deres spring hængende sammen med en reklame for stævnet.
Astrid tager et billede af en rytter, der springer over Silvan-springet, og sender billedet til Silvan og spørger, om de vil sponsorere fyld til springet.
Hesteambulancen: Sally finder ud af, om hesteambulancen skal hentes i Jylland eller evt. i Sverige.
Evaluering af militarystævnet den 10. august
Det var et godt stævne, og det hele fungerede fint. Der manglede dog en person i sekretariatet, så det blev i perioder lidt presset. Desuden skal der være mere end en speaker, og der skal være et sæt startlister til speakeren – som elles ikke har mulighed for at følge med. Der skal informeres i walkien, når en ekvipage ikke kommer til start.
Niels sætter et vindue i teknikerrummet i cafevognen, så man kan sidde inde og speake, hvis det regner.
Eventuelt
Ponytrækning i weekenden den 17. og 18. august: Sally udsender en plan for, hvem der hjælper og kører hvornår. Alle hjælpere kan købe røde og hvide bluser med Søborggårds logo til 50 kr. De penge, der bliver tjent i weekenden bliver brugt til hoppeborgen til jubilæumsstævnet.
Staldmedarbejdere: Stephanie er blevet ansat.
Regnskabsprogram: Det gratis regnskabsprogram, som Helle oprindeligt havde tænkt sig at bruge, er uden support, og vi besluttede derfor at bruge 200 kr. om måneden på et regnskabsprogram med support. Klubben får en adgangskode, som kassereren har, og som den næste kasserer kan overtage.
Velkomst: Vi skal have lavet en konvolut, som Sally kan udlevere til nye ryttere. Konvolutten skal indeholde en indmeldelsesblanket og et velkomstbrev fra formanden. Niels skriver en tekst inden på tirsdag, og Helle mailer ham en gammel folder, som han kan tage udgangspunkt i.
Dommerhuse: Til næste stævne bruger vi Kajs bil og Helles varevogn som dommerbiler, men vi mangler endnu en bil. Vi skal have lavet nogle dommerhuse, som vi kan bruge fremover. Niels spørger Michael G., om han vil lave en materialeoversigt og en pris på to dommerhuse.
Trailere: Den blå ponytrailer er lavet færdig og er kommet hjem J
Næste møde er onsdag den 28. august kl. 19.
Opfølgningsliste til næste møde
· Morgenmad – boller og snegle (Astrid)
· Jubilæumskage
· Hoppeborg (Sally)
· Aftale med tirsdagsholdets forældre om at stå for maden og hoppeborgen (Sally)
· Borde og bænke (Sally)
· T-shirts til hjælpere (Sally)
· Musik (Niels)
· Bad og toilet (Niels og Sally)
· Markedsføring (Niels og Sally)
· Fyld til Silvanspring (Astrid)
· Hesteambulance (Sally)
· Velkomstkonvolut (Helle og Niels)
· Dommerhuse (Niels)
Tak for et godt møde J
Referent: Christina