Referat af bestyrelsesmøde i
Søborggård Rideklub den 13. marts 2013
Til stede: Lotte, Helle, Sally, Astrid, Mette, Nikoline, Anne, Niels og Christina
Kassereren giver status på regnskabet
Helle har holdt møde med Karin og har fået overdraget regnskabet. Helle lægger regnskabet ind i et gratis regnskabsprogram, der er beregnet til foreninger. Deadline: 1. maj.
Helle vil også lave et medlemskartotek i Excell. Sally kan hjælpe. Deadline: 1. maj.
Overblik over årets aktiviteter
· 25. marts: Militarydag. Vi åbner for deltagere, der ikke er medlem af klubben. Sally lægger en besked på hjemmesiden.
· 27. marts - 29. marts: Eric Smiley-kursus.
· 13. april: Arbejdsdag.
· 20. april: Springstævne.
· 21. april. Dressurstævne.
· 9. eller 12. maj: Spring med stafetfinale.
· 25. maj: Militarystævne.
· 22. juni - 23. juni: Tippitur. Denne tur var oprindeligt planlagt i pinsen, men da det er umiddelbart inden vores første militarystævne, flytter vi tippituren til juni i stedet for.
· 13. juli: Militarystævne
· 10. august: Militarystævne
· 14. september - 15. september: Jubilæumsstævne med DM for 3er og 2er ponyer.
· I løbet af foråret afholder Søborggård desuden en turnering i stilspringning i terrænet. Den er åben for alle, og højden er 60 cm. Vinderen fortsætter til en turnering i Flyinge i Sverige. Til slut er der finale i Malmø for 3er ponyerne.
Arbejdsdagen
Astrid laver en plakat til væggen i ponystalden, hvor man kan skrive på, om man kommer. Plakaten gør det tydeligt, hvad man får ud af at deltage: en hyggelig dag med andre forældre og rideglade børn og en skinnende og toptunet rideklub!
Sally laver plakater med arbejdsopgaver, og de skal udfyldes med de store pigers navne først. Pigerne har ansvar for at tage sig af de små. Det bliver en slags tutor-ordning, hvor de små melder sig på de stores hold.
Cafeudvalget står for at finde ud af, hvad der skal laves til frokost, og hvem der gør det. De andre år har vi spist rugbrødsmadder.
Nikoline laver en seddel om arbejdsdagen, som vi kan dele ud på holdene, og der er følgende plan for, hvem der tager hvilke hold:
· Tirsdag den 2. april: Nikoline
· Onsdag den 3. april: Astrid
· Fredag den 5. april: Astrid
· Mandag den 8. april: Mette og Sally.
Hvad vil vi opnå i 2013, og hvad lægger vi i idebanken?
Vi diskuterede, hvordan vi kan få fat i de små og få dem og deres forælde til at blive hængende og gøre en indsats for klubben. Vi besluttede, at bestyrelsen skal være mere synlig og gå rundt til de forskellige hold og præsentere sig og fortælle om klubben, bestyrelsen og arbejdsopgaverne. Måske har forældrene også spørgsmål om ridningen og holdene, som bestyrelsesmedlemmerne kan svare på. Samtidig bør vi invitere de små til at komme og kigge til stævner. Vi begynder med at gøre reklame for arbejdsdagen (se ovenfor).
Bestyrelsesreferaterne skal fremover ligge på hjemmesiden for at skabe større synlighed af bestyrelsens arbejde. Christina skriver fremover referatet, så det kan lægges på nettet.
Niels vil skrive noget til hjemmesiden på bestyrelsens vegne om, at det er jubilæumsår, og at det er vores allesammens rideklub.
Jesper tager billeder af bestyrelsen, som skal hænges op i rytterstuen og vises på nettet. Sally fotograferede den samlede bestyrelse, og dette billede skal bringes på nettet sammen med Niels’ tekst.
Fordele og ulemper ved at lægge dele af regnskabet ud i de enkelte udvalg
Vi besluttede at lægge dele af regnskabet ud i følgende fire udvalg:
· Dressurudvalget: Regnskab for dressurstævner
· Springudvalget: Regnskab for springstævner
· Stævneudvalget: Regnskab for militarystævner
· Cafeudvalget: Regnskab for cafeen ved alle stævner.
Denne måde at opdele regnskabet på vil gøre os klogere på økonomien ved de enkelte aktiviteter.
Vi har en konto fra DM, som vi fremover vil bruge som konto for cafeen. Helle bestiller et hævekort til kontoen.
Sponsoratet på 5000 kr. fra SuperBrugsen står på vores konto i SuperBrugsen, og den konto kan cafeudvalget bruge af, når de køber ind.
Cafeudvalget skal desuden stå for at lave arbejdsplaner for cafeen ved hvert stævne. Sally sender besked til Lotte om folk, der kan trækkes på både til cafetjanser og administrativt arbejde.
Overdragelse af Karins opgaver
Her får I oversigten over Karins opgaver, og hvem der har ansvar for dem fremover:
|
Opgave |
Cafe |
Stævneudvalg |
Formand |
Kasserer |
|
Køb af sodavand/vand/øl/chokolade til caféen |
x |
|
|
|
|
Indkøbe toiletpapir/sæbe |
x |
|
|
|
|
Indkøbe vin til dommere |
x |
|
|
|
|
Køb af medicalcard, veste og hovednr. |
|
x |
|
|
|
Diverse stævneskilte (bane-skilte, toilet m.m.) |
|
x |
|
|
|
Kopiere dressurprogrammer |
|
x |
|
|
|
Udskrive reglementer (der er udskrevet for 2013 -ligger i mapperne i sekretariatet) |
|
x |
|
|
|
Ordne nr.veste og vaske dem efter stævne |
|
x |
|
|
|
Oplade walkie-talkie |
|
x |
|
|
|
Indkøbe papir samt alle andre kontorartikler, hæftepistoler, klammer m.m. |
|
x |
|
|
|
Optælle rosetter |
|
x |
|
|
|
Lave doterings-kuverter klar |
|
x |
|
|
|
Veksle penge til café og sekretariat |
|
|
|
x |
|
Forny cvr.nr. hos Erhvervs- og selskabsstyrelsen 1 gang årligt |
|
|
|
x |
|
Ryttermærkebestilling |
|
|
|
x (Sally) |
|
|
|
|
|
|
|
Al kommunikation med kommunen - søge aktivitetstilskud - søge lokaletilskud - møder m.v. |
|
x |
|
Mette står for førstehjælpskassen i rytterstuen og har ansvar for, at den er fyldt op. Lige nu mangler der en række ting i kassen. Mette danner sig et overblik og bestiller opfyldning af det, der mangler.
Hvad gør vi med Søhesten?
Sponsorudvalget kommer med ideer til, hvad der skal ske med Søhesten, og Niels præsenterer et oplæg på næste bestyrelsesmøde.
Førstehjælpskursus for ryttere
Sally undersøger, hvad et førstehjælpskursus for ryttere, bestyrelsesmedlemmer og terrændommere koster. Cirkeline, Nynne og Silja er ved at blive uddannet til terrænundervisere og skal have kurset som en del af uddannelsen.
Eventuelt
Trailere: Inden vi indgår aftale om Iför Williams-trailere, skal vi sikre os, at de ikke er for tunge til, at vi kan køre med dem. Det koster 1500 kr. i leje om måneden for 2-3 trailere.
Niels laver flere sedler, som kan bruges til at fejlmelde trailerne. Astrid snakker med Morten Sørensen og hører, om han kan reparere trailerne og montere de wirer, som Sally har købt i Herning. Helle lægger fejlmeldinger i Astrids skab. Lotte kan evt. købe reservedele (Astrid snakker med Morten om det).
Spring og materialepulje: Vi vil søge om 15.000 kr. i materialepuljen til springmateriel. Ansøgningen skal indeholde et tilbud fra en leverandør. Anne, Morten og Sally holder et møde og får hevet et tilbud hjem. Deadline for ansøgningen er 1. maj. Springudvalget har optalt springmateriellet og har overblik over, hvad der mangler, hvad der skal repareres, og hvor mange penge vi skal bruge til at købe nyt.
Springudvalget opsøger nogle virksomheder og spørger, om de vil sponsorere nogle spring. Bent hjælper gerne med at lave ting til springene. Astrid spørger Bent, om han kan skaffe træ til reparation af bomme og springstøtter. Springudvalget køber maling til arbejdsdagen. Springene skal være færdige til det første militarystævne den 25. maj.
Ponygamesudstyr: Sally har købt ponygamesudstyr: Fem slalompinde med sokler og fire kuverter til postkassen.
Repræsentantskabsmøde den 14. april: Astrid og Mette tager med og stemmer bl.a. for, at der skal ryddes op i berideruddannelsen og skabes en statsanerkendt uddannelse.
Printer: Vi har brug for en ny printer i sekretariatet. Nikoline donerer gerne sin gamle printer.
Idrætspas: Idrætsforeninger har mulighed for at søge om idrætspas til børn, hvis forældre ikke kan betale for deres idrætsgren. Søborggård har søgt om idrætspas for et barn, som har gået til ridning i tre måneder, mens som aldrig har betalt. Barnet er nu stoppet, og der er ikke blevet fulgt op på, om vi får pengene eller ej. Niels rykker for svar på ansøgningen inden næste bestyrelsesmøde.
Næste møde: onsdag den 3. april kl. 19.30
Opfølgningsliste til næste møde:
ð Plakater til arbejdsdagen er hængt op
ð Der er oplyst om arbejdsdagen på ridehold
ð Niels har skrevet en tekst til hjemmesiden om bestyrelsen
ð Jesper har fotograferet bestyrelsen
ð Referatet er lagt på hjemmesiden
ð Der er bestilt hævekort til den fremtidige cafekonto
ð Sponsorudvalget har et bud på, hvad der skal ske med Søhesten
ð Sally har undersøgt, hvad et førstehjælpskursus koster
ð Astrid har talt med Morten om trailere
ð Niels har rykket for svar på idrætspasansøgning.
Opfølgningsliste til næste møde igen:
ð Regnskabet er lagt i nyt regnskabsprogram
ð Der er lavet medlemskartotek i Excell
ð Status på indkøb, sponsering og reparation af spring
ð Der er sendt ansøgning til materialepuljen.
Tak for et godt møde J
Referent: Christina