Referat af bestyrelsesmøde i
Søborggård Rideklub den 10. oktober 2013
Til stede: Anne, Lotte, Helle, Sally, Astrid, Mette, Niels, Nikoline og Christina
Under evalueringen af jubilæumsstævnet deltog: Cirkeline, Morten og Suzette
Evaluering af jubilæumsstævnet den 14. og 15. september
Vi nåede vores mål om at holde et flot og hyggeligt jubilæumsstævne. Der var enighed om, at vi have et rigtig godt og festligt stævne, og de tilbagemeldinger, vi efterfølgende har fået, viser også, at de ryttere, der kom udefra, var meget begejstrede for vores måde at afvikle stævnet på.
Vi valgte at holde stævnet over to dage, fordi det var et jubilæumsstævne, hvor vi gerne ville holde fest lørdag aften, og det fungerede fint, men det er også hårdt og dyrt med todagesstævner. Der er ekstra udgifter forbundet med et stævne over to dage, og det giver mere arbejde, så fremover satser vi på at holde endagesstævner.
Planlægningen af stævnet gik fint, men det havde været en fordel, hvis vi havde holdt planlægningsmødet noget tidligere, så vi havde haft mere tid til de mange opgaver, der skulle løses op til stævnet. Stævnemødet bør udvides, så det ikke kun er et bestyrelsesmøde, men også et møde for de mange hjælpere, og det skal holdes senest 14 dage før stævnet.
Arrangeringen og planlægningen af festen var uddelegeret til festudvalget, men alligevel fik Sally mange henvendelser om festen. Næste gang skal uddelegeringen af ansvar være tydeligere, så alle ved, hvor de skal henvende sig med spørgsmål.
Cafeen fungerede fint. Folk er glade for, at vi serverer god og ordentlig mad. Der var mange udgifter til service, morgenmad osv., men vi solgte mere, end vi plejer, og kommer ud med et overskud på 5.000 kr. Vi har et lager af toast og drikkevarer, som vi kan bruge til terrænstævnet.
Foruden de 5.000 kr. fra cafeen gav stævnet et overskud på ca. 12.000 kr.
Stævnerapporten var rigtig flot, vi fik fine vurderinger af det meste. Dog skal vi gøre noget ved terrænbanen, men det var vi godt klar over. Det bliver opgaven frem mod næste sæson. Vi nedsætter en arbejdsgruppe, der mødes fast hver måned og laver spring. Niels og Morten finder nogle datoer, hvor handymænd og -kvinder kan komme og hjælpe. Niels og Morten sørger også for at indkøbe de ting, der skal bruges.
Oprydningen efter stævnet gik fint – det meste kørte helt af sig selv, men der var en del oprydning på foldene og mugning af stævneboksene, som vi manglede et team til at tage sig af. Vi besluttede, at rytterne fremover skal have ansvar for at rydde op. Vi laver en liste, hvor de kan skrive sig på de forskellige opgaver – på samme måde som vi gjorde op til stævnet. Desuden sætter vi trillebøre op ved foldene og skilte om, at man selv skal rydde op efter sig. Vi aftale at prøve at få al oprydning overstået den dag, hvor stævnet bliver afholdt, og så kan vi slutte af med at spise sammen.
Vi mangler et team, der står for at pynte terrænbanen. Anne vil gerne være med og sætter et hold, der står for pynten fremover.
Det fungerede fint med de nye dommervogne. De skal have sat halvtag på og males. Sally, Nikoline og Astrid maler.
Vi skal have højttalere ved dressurbanen. Der er gjort klar med strøm, så det kan sagtens lade sig gøre. Teknikudvalget undersøger sagen og ser på, om vi har brug for ekstra højttalere.
Springudvalget manglede folk til at bygge springbane og vil fremover lave opslag om, hvornår der bygges bane, så folk kan komme og hjælpe.
Terrænstævne den 19. oktober
Dette stævne er begyndelsen på en ny tradition, og derfor er det ikke sikkert, vi får så mange starter. Der skal bygges tre nye forhindringer. Sally og Suzette har styr på sekretariatet og Morten og Emilies far sætter flager på om fredagen.
Foldere og klistermærker
Astrid laver et forslag til en folder om rideklubben, som vi kan dele ud, når vi fx sælger trækture i forbindelse med hentningen af julemanden.
Astrid og Suzette undersøger, om de kender nogen, der kan lave klistermærker til trailerne.
Kommende arrangementer
23. november: Klubmesterskab. Vi laver lasagne, salat og flute til frokost.
1. december: Hente julemand.
15. december: Juleafslutning. Ungdomsudvalget står for det.
10. november: Ryttermærke 1, 2, 3 og 4 begynder. Opslag sættes op.
Mig og min pony: Niels taler med Pernille og Pernille om en dato i november.
Januar/februar: Stævneklar.
Militarystævner i 2014
De endelige datoer fastlægges i begyndelsen af november, men indtil videre ser vores ønsker sådan ud:
· 3. maj: C-stævne
· 12. juni. C-stævne
· 9. august: D-stævne
· 20. september: C-stævne
· Oktober: terrænstævne
Derudover fortsætter vi sandsynligvis med Sugarcup.
Opfølgningsliste
Opfølgningslisten skal gennemgås i det tidlige forår, i god tid inden første militarystævne:
· Afhold planlægningsmøde senest 14 dage før stævnet, hvor bestyrelsen og øvrige hjælpere deltager
· Har terrænudvalget styr på terrænbanen?
· Pyntning af terrænbanen: Har Anne et team klar?
· Lav lister med opgaver, som rytterne skal løse både før og efter stævnet (også oprydning)
· Planlæg spisning om aftenen efter stævnet, når alt er ryddet op.
· Har vi styr på dommervognene: Halvtag + maling?
· Højttalere ved dressurbanen (teknikudvalget)
· Springudvalget skal sætte opslag op om, hvornår der skal bygges bane.
Tak for et godt møde J
Referent: Christina